Ventajas, limitaciones y clasificación de presupuestos
- Ventajas y limitaciones.
Ventajas.
Quienes utilizan el presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas, obtienen mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de la administrarlas sin haber pronosticado el futuro, sus ventajas son:
• Permite determinar si los recursos estarán disponibles para ejecutar las
actividades.
• Permite escoger aquellas decisiones que aporten mayores beneficios a la entidad.
• Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.
• Procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
Limitaciones.
•Estar
basado en estimaciones o pronósticos, que son susceptibles de errores, y a
imprevistos.
• La precisión de sus datos depende del juicio o la experiencia de quienes los determinaron.
• Es sólo una herramienta de la administración, un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante.
• Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, los resultados pueden no ser inmediatos.
- Clasificación de los presupuestos.
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les dé depende de las necesidades de cada usuario.
1. Por el tipo de empresa.
Públicos. Los que realizan los
Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc. para controlar las finanzas
de sus diferentes dependencias.
Privados. Los que utilizan las Empresas
Particulares, como instrumento de su Administración.
Dentro de esta clasificación también debemos incluir los presupuestos del Tercer sector, que está integrado por asociaciones u organizaciones sin ánimo de lucro.
2. Por su contenido.
Principales. Son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares de un presupuesto de la entidad.
Auxiliares. Son los que muestran en forma analítica, las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la Compañía.
3. Por su forma.
Flexibles. Estos consideran anticipadamente, las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad, por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas o necesarias.
Fijos. Son los que permanecen invariables, durante la vigencia del periodo presupuestario o en el curso de varios. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la Institución a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido.
4. Por su duración.
Cortos. Los que abarcan un año o menos.
Largos. Los que se formulan para más de un año.
5. Por la técnica de valuación.
· Estimados. Son los que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras por ser determinadas sobre experiencias anteriores representan una probabilidad más o menos razonable de que suceda lo que se ha planeado.
Estándar. Son aquellos que, por ser hechos sobre bases científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras representan los resultados que se deben obtener.
6. Por su reflejo en los estados financieros.
De Posición financiera. Muestra la posición estática que tendría la Empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como Posición Financiera (Balance General).
De resultados. Muestran las posibles utilidades o pérdidas a obtener en un periodo futuro.
De costos. Se preparan tomando como base, los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan a un periodo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por Costo Total o cualquiera de sus partes.
7. Por las finalidades que pretende.
De promoción. Se presenta en forma de Proyecto Financiero y de Expansión; para su elaboración es necesario estimar los ingresos y los egresos que hayan de efectuarse en el periodo presupuestal.
De aplicación. Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que se cuenta, o habrá de contar la Empresa, según lo proyectado.
De fusión. Se emplean para determinar anticipadamente, las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades o compañías filiales.
Por áreas o niveles de responsabilidad. Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas o niveles de responsabilidad, en que se divide una organización.
Por programas. Este tipo de presupuestos es preparado normalmente, por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar, para llevar a cabo los programas a su cargo.
Base cero. Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas. Es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, las exigencias de actualización, de cambio, y por el aumento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información extemporánea, pero que sirve para evitar vicios, repeticiones, obsolescencia, etc.
Tradicional. Es el clásico y normal que generalmente se utiliza, especialmente en la “Iniciativa Privada”.
8. De Trabajo.
Es el presupuesto común, utilizado por cualquier entidad. Su desarrollo ocurre normalmente en las etapas de previsión, planeación y formulación, contempla:
· Presupuestos parciales. Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento. Con base en ellos, se desarrollan los:
Presupuestos previos, que son los que constituyen la fase anterior a la elaboración definitiva, sujetos a estudios y a la aprobación, es decir, un estudio que generalmente da lugar a ajustes, de quienes afinan los presupuestos anteriores, para desembocar en él:
Presupuesto definitivo. Es aquel que finalmente se va a ejercer, coordinar, y controlar en el periodo al cual se refiera. La experiencia obtenida con este tipo de presupuestos, dará lugar a la elaboración de:
Presupuestos maestros o tipo, con los que se ahorra tiempo, dinero, y esfuerzo ya que sólo se hacen o se ajustan los que tengan variación substancial, pero deben ser revisados continuamente.
9. Según el campo de aplicabilidad dentro de la empresa
De operación o económicos. Incluye el presupuesto de todas las actividades para el periodo siguiente al cual se elabora y su contenido a menudo se resume en un estado proyectado de pérdidas y ganancias. En estos presupuestos se pueden incluir:
§ ventas-ingresos operacionales
§ Producción
§ Compras
§ Uso de materiales
§ Mano de obra
§ Gastos operacionales:
Ventas y mercadeo
Administrativos
§ Financieros (tesorería y capital). Incluyen el cálculo de partidas y rubros que inciden fundamentalmente en el balance, conviene en este caso desatacar el presupuesto de caja o tesorería y el presupuesto de capital, también conocido como de erogaciones capitalizables.
§ Presupuesto de caja o tesorería. Se formula con las estimaciones de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización.
§ Presupuesto de capital. Controla las diferentes
inversiones en activos fijos.
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